En resumen
- Un proyecto da dinero cuando lo que facturas supera la suma de horas de tu equipo (a su coste real), materiales, subcontratas y gastos imputados.
- El coste hora real de un empleado no es su sueldo dividido entre las horas de convenio: hay que sumar la Seguridad Social a cargo de la empresa (en torno a un 31 % más el tipo de accidentes de trabajo en 2026) y dividir entre las horas que de verdad se pueden imputar a proyectos.
- El control de horas por proyecto te dice cuánto te has desviado del presupuesto mientras la obra o el encargo sigue vivo, no cuando ya es tarde.
- Imputar solo horas no basta: combustible, aparcamientos, dietas y pequeñas compras se comen el margen si no se asignan al proyecto que los genera.
El control de horas por proyecto es la forma más directa de saber si un trabajo te deja dinero o te lo quita. Consiste en que cada persona registre en qué proyecto (y, si quieres, en qué tarea) invierte su tiempo, para multiplicar esas horas por su coste real y compararlas con lo presupuestado. Si a eso le sumas los gastos que genera cada proyecto, obtienes su margen real. Sin ese dato, la rentabilidad por proyecto es una intuición.
Por qué el control de horas por proyecto es la base de la rentabilidad
En una empresa de servicios, el mayor coste suele ser el tiempo de las personas. Una reforma, un mantenimiento o una campaña de una agencia se venden con un precio cerrado o con una estimación. Pero el coste se va generando día a día, hora a hora.
Si no sabes cuántas horas ha consumido cada proyecto, no sabes cuánto te ha costado. Y si no sabes lo que te ha costado, no puedes saber si el precio era bueno.
Además, la imputación de horas a proyectos encaja con una obligación que ya tienes: desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas deben registrar a diario la hora de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Lo explicamos en detalle en nuestra guía del Real Decreto-ley 8/2019 y el registro horario obligatorio. Si ya fichas, añadir el proyecto a cada fichaje cuesta muy poco y te da información de gestión.
Ojo: el registro de jornada legal y el control de horas por proyecto no son lo mismo. El primero es obligatorio y mide la jornada. El segundo es una herramienta de gestión que reparte esa jornada entre proyectos. Lo ideal es que salgan del mismo fichaje para no registrar dos veces.
Cómo calcular el coste hora real de un empleado
Este es el punto donde más pymes se equivocan. El coste hora no es el salario bruto entre las horas del contrato. Hay que hacer tres pasos.
1. Suma el coste anual para la empresa
Al salario bruto anual hay que añadir las cotizaciones a la Seguridad Social que paga la empresa. Según la tabla oficial de tipos de cotización de la Seguridad Social para 2026, en el Régimen General la parte empresarial es:
| Concepto | Tipo a cargo de la empresa (2026) |
|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60 % |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5,50 % |
| Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) | 0,20 % |
| Formación profesional | 0,60 % |
| Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) | 0,75 % |
| Subtotal | 30,65 % |
| Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales | Según la actividad (tarifa de primas) |
El tipo de accidentes de trabajo depende de la actividad de la empresa. En oficinas es bajo; en construcción de edificios la tarifa suma un 6,70 %. Con un contrato temporal, el desempleo empresarial sube al 6,70 %. Tu gestoría te dirá el porcentaje exacto de tu plantilla, pero como orden de magnitud la Seguridad Social añade entre un 31 % y un 38 % al salario bruto.
2. Calcula las horas que de verdad se pueden imputar
No dividas entre las horas del contrato. Divide entre las horas que esa persona dedica a proyectos que pagan clientes. Hay que restar el tiempo que existe pero no se puede facturar: preparar material en el almacén, ir a por suministros sin proyecto asignado, formación, reuniones internas, bajas y permisos.
Como referencia, el VII Convenio General del Sector de la Construcción fija una jornada ordinaria anual de 1.736 horas. Cada convenio tiene la suya. A partir de ahí, mide qué parte de esas horas acaba imputada a proyectos. Si no lo sabes, el control de horas por proyecto te lo dirá en pocas semanas.
3. Divide
Coste hora real = (salario bruto anual + Seguridad Social a cargo de la empresa) ÷ horas anuales imputables a proyectos
Fórmula general de coste hora
Ejemplo ilustrativo: un oficial con 26.000 € brutos al año en una empresa de reformas. Con un 37,35 % de cotización empresarial (30,65 % + 6,70 % de accidentes de trabajo), cuesta 35.711 € al año. Entre 1.736 horas de convenio saldrían 20,57 €/h. Pero si un 15 % de su tiempo no se imputa a ningún proyecto, sus horas útiles son unas 1.476 y el coste hora real sube a 24,19 €/h. Son 3,62 € más por cada hora que presupuestes.
Cómo calcular el coste de un proyecto y su margen
Con el coste hora en la mano, saber cómo calcular el coste de un proyecto es una suma:
- Mano de obra: horas imputadas por cada persona × su coste hora real.
- Materiales comprados para ese proyecto.
- Subcontratas y servicios externos.
- Gastos de empleados imputados: combustible, peajes, aparcamiento, dietas, pequeñas compras en ferretería.
Margen del proyecto = ingresos del proyecto − (mano de obra + materiales + subcontratas + gastos imputados)
Fórmula de margen por proyecto
El porcentaje de margen es ese resultado dividido entre los ingresos. Este margen es de contribución: todavía tiene que pagar los gastos generales de la empresa (alquiler, vehículos, gestoría, seguros, tu propio sueldo si no lo imputas). Por eso un proyecto con un 5 % de margen de contribución puede, en la práctica, perder dinero.
Desviación de horas: presupuestadas frente a consumidas
La métrica más útil del día a día es el porcentaje de horas consumidas respecto a las presupuestadas.
Desviación (%) = (horas consumidas − horas presupuestadas) ÷ horas presupuestadas × 100
Fórmula de desviación de horas
Lo importante es mirarla durante el proyecto, no al final. Algunas señales de alerta:
- Has consumido el 70 % de las horas y el trabajo no va por la mitad.
- Una tarea concreta (por ejemplo, alicatado o maquetación) acumula el doble de lo previsto.
Cuando detectas la desviación a tiempo puedes actuar: hablar con el cliente de los extras, reorganizar el equipo o, al menos, aprender para el próximo presupuesto. Si imputas también la tarea, sabrás en qué fase se te va el tiempo.
Por qué imputar gastos y no solo horas
Muchas empresas controlan horas y materiales grandes, pero dejan fuera los gastos pequeños. Un depósito de gasoil, un aparcamiento en el centro, una comida, un saco de cemento comprado sobre la marcha. Sumados a lo largo de un proyecto de varias semanas, pueden ser cientos de euros.
Si esos tickets acaban en una carpeta general de gastos, el proyecto parece más rentable de lo que es. Y el que de verdad los generó no paga su parte. Imputar cada gasto al proyecto que lo provoca te da la rentabilidad por proyecto real y te ayuda a presupuestar mejor los desplazamientos y las dietas.
En TickIn cada empleado ficha desde el móvil o el navegador eligiendo proyecto y tarea, y el proyecto muestra el presupuesto de horas con el % consumido. Los gastos se suben con una foto del ticket: la app lee el importe, el IVA y el comercio, y el gasto queda imputado al proyecto.
Ejemplo numérico: una reforma de cocina y baño
Ejemplo ilustrativo con cifras inventadas para explicar el cálculo. Una empresa de reformas acepta un presupuesto de 18.000 € (sin IVA). Usamos el coste hora real de 24,19 € calculado antes.
| Concepto | Presupuestado | Real |
|---|---|---|
| Horas de mano de obra | 300 h | 360 h |
| Coste de mano de obra (× 24,19 €/h) | 7.257 € | 8.708 € |
| Materiales | 5.200 € | 5.450 € |
| Subcontrata (electricidad) | 1.500 € | 1.500 € |
| Gastos de empleados imputados | 400 € | 640 € |
| Coste total | 14.357 € | 16.298 € |
| Margen | 3.643 € (20,2 %) | 1.702 € (9,5 %) |
Qué nos dice el ejemplo:
- La desviación de horas es de +60 h, un 20 %. Esas 60 horas cuestan 1.451 €.
- Entre horas, materiales y gastos, el margen previsto se ha quedado en menos de la mitad.
- Si la empresa hubiera calculado con 20,57 €/h (nómina entre horas de convenio), habría creído que ganaba 3.005 € (16,7 %). La diferencia con la realidad sale de las horas que no se imputan a ningún proyecto.
- El punto de equilibrio está en unas 430 horas: a partir de ahí, con esos materiales y gastos, la reforma pierde dinero antes incluso de pagar gastos generales.
En una agencia el razonamiento es idéntico. Cambian los conceptos (licencias, impresión, colaboradores externos) y el tipo de accidentes de trabajo, pero el peso de las horas suele ser aún mayor.
Errores típicos al medir la rentabilidad por proyecto
- Usar el sueldo neto o el bruto sin Seguridad Social. Te deja fuera alrededor de un tercio del coste.
- Dividir entre horas de contrato. Infla las horas útiles y abarata el coste hora.
- Apuntar las horas al final de la semana. La memoria falla y todo acaba en el proyecto más grande. Lo fiable es imputar al fichar.
- No separar por tarea. Sabes que te has pasado, pero no en qué.
- Olvidar los gastos pequeños. Tickets sin proyecto son margen que desaparece.
- Mirar el resultado solo al cerrar. Cuando el proyecto termina ya no puedes corregir nada.
- Corregir fichajes sin dejar rastro. Si las horas se cambian a mano sin aprobación, los datos dejan de ser fiables para gestionar y para el registro de jornada.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el control de horas por proyecto?
Es registrar cuántas horas dedica cada persona a cada proyecto (y opcionalmente a cada tarea) para conocer el coste real de mano de obra de cada trabajo y compararlo con lo presupuestado.
¿Cómo se calcula el coste hora real de un empleado?
Se suma el salario bruto anual y la Seguridad Social a cargo de la empresa, y se divide entre las horas anuales que esa persona imputa de verdad a proyectos, no entre las horas de contrato.
¿Cuánto paga la empresa a la Seguridad Social por un trabajador en 2026?
En el Régimen General, con contrato indefinido, la parte empresarial suma un 30,65 % (contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación profesional y MEI), más el tipo de accidentes de trabajo, que depende de la actividad.
¿Cómo se calcula el margen de un proyecto?
Margen = ingresos del proyecto menos la suma de mano de obra (horas por coste hora real), materiales, subcontratas y gastos imputados. Es un margen de contribución: después aún hay que cubrir los gastos generales.
¿Por qué hay que imputar los gastos de los empleados a cada proyecto?
Porque combustible, aparcamientos, dietas y pequeñas compras los genera un proyecto concreto. Si van a una bolsa general, ese proyecto parece más rentable de lo que es y presupuestas mal los siguientes.
¿El registro de jornada obligatorio sirve para controlar horas por proyecto?
El registro legal solo exige la hora de inicio y fin de la jornada. Pero si al fichar se indica también el proyecto, el mismo registro sirve para cumplir la ley y para medir la rentabilidad.
Empieza a medir la rentabilidad de cada proyecto
Saber si un proyecto te da dinero no requiere un departamento de control de gestión. Requiere tres datos fiables: horas por proyecto, coste hora real y gastos imputados. Con TickIn tu equipo ficha por proyecto y tarea, sigues el presupuesto de horas consumido, recoges los tickets con foto y exportas proyectos y registros a PDF o Excel. Descubre cómo funciona el control horario por proyectos de TickIn.