Lo esencial en 30 segundos
- Una plantilla de control horario en Excel es válida hoy si registra cada día el inicio y el fin real de la jornada de cada trabajador.
- Columnas recomendadas: fecha, nombre, DNI, entrada, salida, pausas, total de horas y firma del trabajador.
- Fórmulas clave:
=SALIDA-ENTRADA, formato[h]:mmySUMApara el total mensual. - Su punto débil: se puede modificar sin dejar rastro, y la Inspección pide un registro que garantice la «no alteración a posteriori».
- Debes conservar los registros cuatro años y tenerlos accesibles en el centro de trabajo.
Una plantilla de control horario en Excel sirve para cumplir la obligación de registro de jornada, siempre que se rellene cada día, recoja la hora real de entrada y salida de cada trabajador y no se manipule después. La ley no exige un soporte concreto. Abajo tienes una plantilla de ejemplo que puedes copiar y pegar en Excel, las fórmulas para calcular las horas y los límites que debes conocer antes de confiar en ella.
¿Es legal llevar el registro de jornada en Excel?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar «el registro diario de jornada», con el «horario concreto de inicio y finalización» de cada persona. No dice en qué formato.
La Inspección de Trabajo lo confirma en su Criterio Técnico 101/2019. Considera válido «cualquier medio, físico o de cualquier otro tipo», siempre que el sistema sea objetivo y garantice:
«la fiabilidad, veracidad y no alteración a posteriori de los datos»
Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social
Ese es el matiz importante. Excel no está prohibido, pero un archivo que cualquiera puede editar sin control no garantiza por sí solo que los datos no se han tocado. Volveremos sobre ello más abajo.
Pendiente de cambio: el Gobierno tramita un real decreto que exigiría un registro digital y trazable. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026 y, a 6 de octubre de 2026, no se ha aprobado. Te lo contamos en registro horario digital obligatorio: qué se sabe.
Qué debe incluir una plantilla de registro de jornada
La ley exige como mínimo dos datos por día: hora de inicio y hora de finalización. Todo lo demás ayuda a que el registro sea claro, verificable y útil si hay una inspección o una reclamación. Esta es la estructura que recomendamos:
| Columna | ¿Obligatoria? | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Fecha | Sí | El registro es diario. Una fila por día trabajado. |
| Nombre y apellidos | Sí | Identifica a la persona trabajadora. |
| DNI/NIE | Recomendada | Evita confusiones entre trabajadores con nombres parecidos. |
| Hora de entrada | Sí | Inicio concreto de la jornada. |
| Hora de salida | Sí | Finalización concreta de la jornada. |
| Pausas | Según convenio | La ley no las exige, pero pueden incluirse por convenio o acuerdo. Útil si no cuentan como tiempo de trabajo. |
| Total de horas | Recomendada | Se calcula con fórmula. Obligatoria en la práctica para tiempo parcial (totalización mensual). |
| Firma del trabajador | Recomendada | No la exige la ley, pero refuerza que el trabajador está conforme con lo anotado. |
Si tienes contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c) del Estatuto añade que la jornada «se totalizará mensualmente», y que el trabajador recibe copia del resumen con la nómina. Ese resumen también se conserva cuatro años.
Plantilla de control horario en Excel: copia esta tabla
No necesitas descargar nada. Selecciona la tabla de abajo con el ratón, cópiala (Ctrl+C o Cmd+C) y pégala en la celda A1 de una hoja de Excel o Google Sheets. Las columnas quedarán en su sitio. Después sustituye los datos de ejemplo por los tuyos.
| Fecha | Nombre y apellidos | DNI | Entrada | Salida | Pausas | Total horas | Firma del trabajador |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/10/2026 | Laura Gómez Ruiz | 00000000T | 08:00 | 16:30 | 0:30 | 8:00 | |
| 02/10/2026 | Laura Gómez Ruiz | 00000000T | 08:05 | 16:20 | 0:30 | 7:45 | |
| 05/10/2026 | Laura Gómez Ruiz | 00000000T | 07:55 | 17:10 | 0:45 | 8:30 | |
| 06/10/2026 | Laura Gómez Ruiz | 00000000T | 08:00 | 14:00 | 0:00 | 6:00 | |
| Total mes | 30:15 |
Los nombres y el DNI son ficticios. Usa una hoja por trabajador y mes, o una hoja por mes con todos los trabajadores ordenados por nombre. La primera opción facilita entregar a cada persona su propio registro.
Fórmulas útiles para tu hoja de fichaje en Excel
Con la tabla pegada en A1, las columnas quedan así: A fecha, B nombre, C DNI, D entrada, E salida, F pausas, G total, H firma. Los datos empiezan en la fila 2.
1. Horas trabajadas en el día
En G2 escribe:
=E2-D2-F2
Es salida menos entrada, menos las pausas. Si no registras pausas, basta con =E2-D2. Arrastra la fórmula hacia abajo para el resto de filas.
2. Turnos que pasan de medianoche
Si alguien entra a las 22:00 y sale a las 06:00, la resta da negativa. Usa:
=RESIDUO(E2-D2;1)-F2
RESIDUO es el nombre de la función MOD en Excel en español. Si tu Excel está en inglés, escribe =MOD(E2-D2,1)-F2.
3. Formato [h]:mm para que el total no se reinicie
Excel trata las horas como fracciones de día. Si sumas más de 24 horas con el formato normal hh:mm, el total vuelve a empezar desde cero. Para evitarlo:
- Selecciona la columna G.
- Abre Formato de celdas (Ctrl+1 o Cmd+1).
- Elige Personalizada y escribe
[h]:mm.
Las columnas D, E y F pueden quedarse con formato hh:mm.
4. Suma mensual
Debajo de la última fila del mes, por ejemplo en G25:
=SUMA(G2:G24)
Con el formato [h]:mm verás el total real, por ejemplo 162:30.
5. Total en horas decimales
Si necesitas el total como número (para calcular un importe, por ejemplo), multiplica por 24:
=G25*24
Pon esa celda en formato Número con dos decimales. 162:30 se convierte en 162,50.
Truco: introduce las horas siempre con dos puntos (08:00, no 8.00 ni 8,00). Si no, Excel las guarda como texto o como número y las fórmulas fallarán.
Cuándo deja de servirte la plantilla de Excel
La plantilla funciona para empezar o para equipos muy pequeños. Pero tiene límites que conviene conocer antes de que llegue un requerimiento de la Inspección.
Se puede modificar sin dejar rastro
Este es el problema principal. Cualquiera con acceso al archivo puede cambiar una hora y nadie lo sabrá. La Inspección pide un sistema que garantice la «no alteración a posteriori» de los datos. Un Excel editable no lo garantiza por sí solo. Si lo usas, protege las celdas, limita quién puede editar el archivo y recoge la firma del trabajador.
La firma es un paso más que nadie hace a tiempo
Para que el registro refleje la realidad, cada trabajador debería validar sus horas, idealmente cada día. En la práctica, con Excel se acaba rellenando a final de mes, y a menudo lo hace la empresa. Un registro hecho a posteriori por la empresa es difícil de defender.
Conservación durante cuatro años
El artículo 34.9 obliga a conservar los registros cuatro años, a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección. Según el Criterio Técnico 101/2019, deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él «de manera inmediata». Archivos sueltos en un ordenador, versiones duplicadas y copias en el correo complican mucho esa obligación.
Varios centros, teletrabajo o trabajo en la calle
Si tu equipo trabaja en obras, en casa de clientes o desde casa, nadie puede apuntar la hora de entrada en una hoja que está en la oficina. Acabará apuntándose de memoria.
Horas por proyecto o por cliente
Una plantilla de registro de jornada dice cuántas horas trabaja cada persona, no en qué. Si necesitas saber cuánto tiempo se dedica a cada proyecto, tendrás que añadir columnas y fórmulas que se rompen con facilidad.
El posible registro digital obligatorio
El borrador del nuevo real decreto exigía un registro por medios digitales, con asientos personales, trazables e inalterables y acceso remoto de la Inspección. Si se aprueba en esos términos, una hoja de cálculo editable difícilmente cumpliría esos requisitos. Hoy, insistimos, no está aprobado.
Qué te juegas si el registro no es fiable
No llevar el registro de jornada, o llevarlo mal, es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS. La multa va de 751 a 7.500 euros. Y para contratos a tiempo parcial hay un riesgo añadido: si no se cumplen las obligaciones de registro, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario (art. 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores).
Cuando el Excel se queda corto, TickIn hace el mismo trabajo sin hojas sueltas. Cada persona ficha desde el móvil o el navegador, también por proyecto y tarea. Si alguien olvida fichar o se equivoca, solicita la corrección y el responsable la aprueba, y el cambio queda auditado. El registro de cada empleado se exporta en PDF o en Excel en un clic.
Preguntas frecuentes
¿Es válida una plantilla de control horario en Excel ante la Inspección de Trabajo?
Sí, siempre que se rellene a diario, recoja la hora real de entrada y salida de cada trabajador, no se modifique después y esté accesible en el centro de trabajo. La ley no exige un soporte concreto.
¿Qué columnas debe tener una plantilla de registro de jornada?
Como mínimo fecha, trabajador, hora de entrada y hora de salida. Recomendamos añadir DNI, pausas, total de horas y firma del trabajador para que el registro sea más claro y verificable.
¿Hay que registrar las pausas?
La ley no lo exige expresamente. Según el Criterio Técnico 101/2019, el registro puede incluir las pausas si así se acuerda por convenio, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta, siempre que recoja el inicio y el fin de la jornada.
¿Cómo hago que Excel sume más de 24 horas?
Aplica a la celda del total el formato personalizado [h]:mm. Con el formato hh:mm normal, Excel reinicia la cuenta al llegar a 24 horas.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las hojas de fichaje?
Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Es obligatorio que el trabajador firme el registro?
La ley no exige la firma. Aun así, es recomendable, porque acredita que la persona está conforme con las horas anotadas y refuerza la fiabilidad del registro.
Del Excel a un control horario sin hojas sueltas
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